nlog(n)

業務をマニュアル化してオープンにすることで，自分は半透明になっていく。透明に近づいて見えなくなるにつれて，逆に自分の存在価値は上がっていく…と信じたいものだ。

職場では，私は半透明になりたいと思っている。

ここ1年ほどかけて，自分のやっている仕事を文書化して同じ所属のメンバーに公開をしてきた。自分の仕事が外から見えるようにすることである。そうすれば，もしも自分が休んでいる場合や，死んでしまった場合でも，業務は続行できるからである。ここで言う「仕事」とは，主に「ルーチンワーク」を指す。

仕事を自分で囲い込んで，どのように処理しているかを見せないようにする人がいる。自分のポジションを守るためによくとられる戦略である。その人でなければ処理が進まないため，完了させるには「その人」がどうしても必要だからだ。いわゆる「業務の属人化」である。しかし，私はこれと真逆のことをやった。囲い込むことをせず，オープンにして，誰にでもできるようにする。はじめてやる人は時間がかかるかも知れないが，マニュアルを読めば必ずできるようにすることである。

最初に言った「半透明」というのは，動きを全部見せてしまうということと，自分個人の存在を薄くすること，の2つの意味である。

属人化は，悪意がなくても起こる。担当者が1人しかいない場合がそれである。自分がいないとき，他にやる人がいないからだ。その場合，マニュアル化するのは，かなり意識的にしなければできない。属人化は，仕事の負荷が高い場合にも起こる。マニュアルなどを書いているよりも，どんどん作業をこなすことが先決だからだ。ある意味で，属人化は「業務の最適化された姿」であるともいえる。

逆に，属人化しないようにすると，最適化はされない。例えば1人でやっていたルーチンワークを，業務分担して複数人で行うように変えるとする。そうすると，受け渡しのための「のりしろ」が必要になるからである。「のりしろ」は，紙同士を糊付けするときに必要になる余分な切れ端である。「のりしろ」はインターフェースであり，必要だが余分なものでもある。しかし，インターフェースの形をきちんと決めて，しかも小さくできれば，いいとこもある。仕事を上手い場所で区切り，インターフェースがきれいにできると，仕事は効率的にできるようになるのだ。受け渡すものが単純化されているので，ミスが減る。さらに，各人が担当する範囲が狭くなるので，精度が上がるのだ。

マニュアル化したことで，業務に一定の決まりができ，場当たり的にならないという嬉しい副作用も生まれた。できるだけ形式的に処理することで，判断が必要になる所を減らすこともできた。あまり頭を使う必要がなくなり，負荷が下がった。余った頭は，別のことに使うことができるようになった。

実は，マニュアル化した効果は，変なことから証明されてしまった。昨年，首を痛めて職場を丸2か月休んだときである (nlog(n): 頚椎ヘルニアその後)。私がいなくても，業務は滞りなく進み，何も問題がなかったと，復帰後に聞いた。自分がいなくても問題がないことが証明されてしまったのだ。

自分の仕事をオープンにすることは，その仕事を誰にでもできるようにすることであり，つまり自分でなくてもよいことになる。したがって，リストラの危機がある。しかし，もう少し考えてみればそうではないことが分かる。短期的と長期的な両方の視点で見ればよい。短期的には，リストラの危機がある。他の人に置き換えることができるからである。しかし，長期的に見た場合，業務を分解して並べ直し，マニュアル化して，誰もができるように整備するという作業は，誰もができることではない。そこに，存在する価値はある。…あるんじゃないかな。そう思いたい。

私はマニュアル化をしていて不安になると，こう自分に言い聞かせている「心配することはない。自分の身体を少しだけ透けるようにするだけだ。そのノウハウさえも公開しても構わない。誰もができる仕事ではないのだ」。

• Tweet